信息化技术让档案“活起来”

无忧保工伤保险早报:社保档案关系参保单位和个人的切身利益，是真实记录保险经办情况的重要凭证，在保障记录一生、服务一生、保障一生中发挥了关键作用。档案数字化、信息化是未来档案管理工作的发展趋势。为了推进社保档案信息化建设，发挥信息化在档案管理中的积极作用，今年，文登区社保中心通过认真调研，成立了档案影像扫描小组，全力推动档案信息化工作的顺利开展。

一、业务与影像同步，档案影像化与业务经办无缝对接

2016年1月1日，社会保险业务经办一体化系统全面上线，按照业务环节对经办业务轨迹和业务档案进行扫描，初步形成业务经办和档案管理无缝衔接，实现档案收集整理与业务同生同结。在档案数字化的基础上，电子档案的一大优势是能够实现实时共享，针对办理、审核分离的业务环节可以更高效地进行协同，增强内控及监管的时效性，为经办机构及群众提供更大便利。以工伤保险业务为例，如某职工发生事故伤害，按工伤认定流程，职工所在单位需将相关材料送至经办机构，如所需材料不齐全，便要来回往返补齐。档案信息化的推广普及，突破了时间、空间的限制，使资料实时共享成为可能，用人单位不需多次往返经办机构，可在规定范围内的任何时间将相关资料扫描上传至系统以备审核，减少大量事务性负担。

二、历史档案数字化，全面提高社保档案服务效率

对于年代久远的历史档案，文登区社保中心采用政府采购外包等方式，将保存的历史档案分次分批的逐步外包，全面加速档案影像化进程。以往查阅档案资料少则十几分钟，多则几个工作日，而现在，参保人只需报上个人姓名、身份证、个人参保号就可将整份影像化的档案调出，整个过程只需要一分钟左右，很大程度的提高了档案服务效率。目前，已完成扫描历史档案 卷。

三、档案管理双轨制，档案管理更规范

为进一步加强社保档案规范化管理，文登区社保中心业务档案保管实行双轨制管理模式，即纸质档案与影像档案并存模式。为规范管理纸质档案资料，按档案管理要求，严格实行档案库房、阅览室、办公室三分开，档案库房实现了三铁：铁门、铁窗、铁柜，逐步落实了防火、防盗、防蛀、防高温、防光、防潮等保护措施；同时，加大投入力度购入了计算机、高速扫描仪等硬件设备，对档案收集、整理、目录等环节都实行了档案影像化，用科学信息手段来提升管理水平和服务民生的能力，真正管好、用好民生档案，更好的服务于民。

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