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住房公积金归集、信贷档案及市区房改档案是加强住房公积金管理，制定房改有关政策和反映管理工作情况的重要依据，是搞好管理工作的基础。为了做到资料完整，数字准确，真实地反映客观现状，有效地指导日常工作，更好地为广大职工和工作业务发展服务，根据上级文件规定，结合本中心实际，特制定本规定：
第一条 凡是反映本中心各项政治业务、活动，具有查考利用价值的文件材料属归档范围。
第二条 本中心所属单位、处室及工作人员，对应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案室移交，集中管理，任何人不得占为己有。
第三条 向档案室移交档案的处室，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制意见。
第四条 档案室具体接收档案范围按《市住房公积金管理中心文件材料归档范围》的有关规定执行。
第五条 文件材料归档的基本要求
1、归档的文件必须完整；
2、归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容和历史过程；
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律；
4、文件材料的形成、积累、整理和归档工作要与所属处室及工作人员的岗位责任制挂钩。
第六条 归档手续
1、文书档案应按文书归档规定，装订立卷后，移交档案室；
2、对接收的会计档案，原则上应保持原卷册封装，如需要重新拆卷，应与经办人共同整理；
3、各项管理工作中形成的文件材料均应装订立卷后方可移交档案室；
4、归档份数为一份。
第七条 移交手续
文书、财务及各项管理工作中形成的文件及材料，在移交归档时，均应由移交部门负责填写移交清册一式两份，由移交部门移交人和档案管理接收人签字盖章，交接双方各存一份。
第八条 归档时间
1、文书档案一般在次年六月底以前移交完毕；
2、财会部门应将会计年度终了的整理立卷的会计档案保管一年后，于第二年3月份向档案室移交；
3、各项管理工作中形成的文件材料，一般也在第二年上半年内归档，归档前由各职能部门负责人审定后，送档案室归档。
第九条 查阅制度
1、档案的开发与利用，必须严格执行保密制度；
2、机关工作人员因工作需要查阅档案资料，需凭所在处室负责人签字的查阅单，填好登记表，由档案管理人员提供查阅；
3、中心下属单位和其他单位需查阅档案资料，应填写登记表，由综合处负责人同意后方可查阅；
4、查阅财务档案，应填写登记表，并经中心领导或计财处负责人同意后，由档案室提供查阅，必要时由计财处人员协助档案室查阅；
5、司法部门需查阅房改等资料，应凭单位介绍信，经综合处负责人同意后，由档案管理人员提供查阅。
6、档案室原则上不对个人开放，遇特殊情况，须经中心领导同意后，由档案管理人员陪同查阅；
7、档案资料需在档案室内查阅，不得携出室外；
8、档案资料一般不予复印，如遇特殊情况需要复印，须经中心领导同意后，由档案管理人员予以复印；
9、使用者要保护档案，不得撕毁、折叠、涂改、污损档案和在档案上做任何记号，对违者按有关规定处理。
第十条 借阅制度
1、借用范围：中心业务人员因工作需要，需要查阅档案者；
2、借用档案手续：中心业务人员借用档案者必须凭本处室负责人签字的借阅单，由综合处负责人签字同意，填写好“借阅登记表”，经档案管理人员清点后，方能借用；
3、借期不能过长，最长不能超过十天，到期不能归还的，应到档案室说明情况并办理续借手续；
4、借阅档案者，应对档案的完整和安全负责，不能中途转借和私自复制，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损档案；
5、借用的档案，严禁带回家中；
6、档案归还时，档案管理人员应认真清点和检查归还档案、文件状况，并办好归档注销手续。
第十一条 库房管理制度
1、认真做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作；
2、库房内严禁烟火，不准存放易燃、易爆物品；
3、库房内要保持清洁卫生，定期进行大扫除；
4、无关人员不准擅自进入库房，档案库房的门窗非工作时间必须严密关锁，下班前进行检查。
第十二条 档案保密制度
1、档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密的规定，以严谨的工作态度，忠于职守，时刻保持高度警惕，确保档案材料的保密和安全；
2、库内档案的管理要做到安全、规范，有专柜（箱）存放，不得随意堆放。以防止档案毁损、散失和泄密；
3、借阅秘密以上的档案，应严格履行审批手续，需要摘录的，应记录在保密本上；
4、档案管理人员应以身作则，严于律己，除工作需要外，不得向任何人谈论和泄露档案机密；
5、经允许借阅的档案材料，不准将其带到公共场所和家中，不准私自外借；
6、每次节假日前，管理人员对库房应进行一次认真检查，做好安全保卫工作，严防发生事故；
7、档案室工作人员要对工作认真负责，坚守岗位，如发生意外事情要积极组织抢救档案并转移到安全地方，事后要向领导报告；
8、经鉴定后销毁档案时，应严格执行保密规定，在领导或监销人员监督下进行，做到谨慎从事、万无一失，确保档案机密的安全。
第十三条 附则
1、机关的人事档案管理按照中共中央组织部及档案行政管理部门的有关规定执行；
2、本制度自2004年7月1日起执行。
二○○四年六月一日
