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确保档案安全 夯实管理基础
目前，酒泉市社保档案室库存市本级档案18294卷、文书档案5397件、业务档案7388卷……你看看，井井有条。”近日，在甘肃省酒泉市社会保险事业管理局的社保档案室，酒泉市社保局局长杨政礼指着摆放整齐的档案柜对记者说。
酒泉市社保局的档案管理情况，是甘肃省社保档案管理工作的一个缩影。经过几年多次验收，目前，甘肃省145个社会保险经办机构全部通过了社会保险业务档案验收，成为全国提前完成任务的13个省份之一。全省建成省、市、县三级社会保险业务档案室141个，总面积超过1万平方米，统一装订上架社会保险业务档案212253卷。在全国评比中，甘肃省级社会保险业务档案工作获得了优秀等级，民乐县还被列为全国社会保险业务档案工作县级示范单位。
设立档案室 培训工作人员
甘肃省人社厅副厅长曹玉龙向记者介绍，纸质档案作为原始的、具有法律效应的文件资料，事关每一位参保对象的权益。按照 《社会保险法》的要求，纸质社保档案必须长期保存。 “全省任何单位和个人，都不能因为有了电子档案就废弃纸质档案。”曹玉龙说。
记者在甘肃省部分市区县发现，各地社保部门因地制宜，设立了档案室。有的地方改造过去的会议室、车库、食堂等场所，建成社保档案室。其中，张掖市社保局在办公楼设计建设之初，针对档案柜的重量，在施工图纸中增加了钢筋数量以及楼板厚度。武威市凉州区社保局将原职工食堂改造为档案室。而酒泉市肃州区社保局同样也在办公用房极为紧张的情况下，腾出3间共90平方米的办公室作为档案专用库房。
目前，甘肃共有383名专职、兼职的社会保险业务档案工作人员，负责开展档案材料分类、保管期限认定、库房管理、编制检索工具等各项工作。为了把社会保险业务档案工作做到一流，甘肃省各市州县区人社部门与档案部门合作，共同开发培训教材，举办了多期社保业务档案管理人员培训班，以此来提升基层经办机构的档案管理水平。
“经过培训之后，从收集、整理档案材料到分类、保管期限等的界定，专职人员对业务档案工作十分清楚、精通。”曹玉龙说。
不断完善制度 确保档案安全
除了设立档案室、培训工作人员，甘肃省社保部门还不断建立、完善制度。
甘肃省社保业务档案室为了以最快速度完成对库内档案的初步定位和检索，通过制作小卡片，将每组密集架中放置的业务档案内容进行标识。同时，他们还建立实物展柜，对资料进行收集整理。据甘肃省社保局局长马定保介绍，从社保局组建至今，业务档案室总共有各种实物档案65项，并对所有实物档案编号、编制目录进行规范化管理，还对30年以上的养老保险和省直离休人员的业务档案材料，进行电子化扫描处理。庆阳市社保局要求，每周五必须将本周内产生的各类业务档案归类、整理，并提交到档案室由管理员统一归档，不让业务档案在办公室过周末。
与此同时，甘肃省还规定，各级经办机构要建立社保业务档案管理制度，业务档案的收集、整理、装订、归档、保管、统计、鉴定销毁、移交、利用、安全、保密等各项制度应建立对应的台账和表格，并做到定期检查，维护库房设施设备，确保业务档案安全。
双重检索 变死材料为活档案
甘肃省是 《社会保险业务档案管理规范》国家标准编制的成员单位。他们结合 “金保工程”的建设，实现卷内目录、案卷目录、全引目录实现电子化查询。曹玉龙说，甘肃省社保档案管理的目标是：建立符合规范的全宗卷，编制档案存放示意图，通过计算机录入的方式，编制室藏档案的检索工具，将全部目录打印装订成册，实现纸质与计算机的双重检索，并逐步将 “死材料”变为 “活档案”。高台县社保局就是通过档案查询，为原县城关镇五金厂、鞋厂的68名已达退休年龄的老职工办理了养老保险关系移交及退休待遇审批手续。
甘肃还在全省范围内建立了动态达标验收机制。曹玉龙说，获得优秀等级的单位，优秀等级有效期只有5年时间。 “在此期间，如果发生重大问题，这个单位就被降低或撤销等级。而获得合格等级的单位，满2年后还可以申请优秀等级。”
据了解，未来5到10年内，甘肃社保业务档案管理要基本实现业务档案标准化、纸质档案影像化、服务利用便捷化的目标。
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