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失业人员档案关系着失业人员的切身利益，为了进一步提高档案管理水平，使之更好地服务于广大失业人员，下城区就业管理服务处以档案整理为契机，按照《杭州市失业人员档案管理办法（试行）》，抓住“四个规范”，做好失业人员档案管理工作。
一是规范档案进出。窗口工作人员接收、转出档案并进行档案信息化录入，做到每一份档案都可以追踪、每一次变动都有记录。把好档案进口关。接收的失业人员档案材料应完整齐全、真实可靠，工作人员收进档案时应逐项核对档案内容，档案包括但不限于履历材料、学历材料、劳动合同、离职证明等等；专门设计档案材料确认书，根据档案内容详细填写清单，档案缺失的内容由本人签字确认，一并归入该档案内；不符合存档要求的，退其本人并告知不能接收的原因，要求补齐材料或者待条件符合后办理存档手续。把好档案出口关。明确档案转递的程序，失业人员就业后，用人单位办理招工备案手续提取档案；失业人员升学、户口迁出等，凭入学通知书、户口本等提取档案；失业人员到达退休年龄的，档案由就管处直接转交退休管理办公室办理退休审核手续。档案进出必须签名，随收随归，严格履行交接手续。今年以来，共办理失业人员档案进出3000余人次。
二是规范档案保管。加强对档案库的建设，进一步改善硬件环境，优化软件环境，规范档案保管。加强硬件建设。建立专门的失业人员档案库，购置36组铁质档案柜，存放档案66593份；改善硬件设施，多台空调持续运转保持档案室恒温通风，空气温湿度记录仪实时监测档案库温度和湿度，一般情况下，温度维持在25℃,相对湿度65%RH；定期对档案库消防设备进行检查，消除档案霉变、火烧、遗失等安全隐患，确保档案安全。加强软件建设。安排专人保管档案，定期对档案保管人员进行培训，提高其职业素养；进一步完善档案信息系统，应用计算机信息系统管理档案，实现档案管理科学化、现代化；健全档案保管制度，定期巡查档案保管情况，按照档案录入系统生成的编号存放档案，排列整洁有序，方便查找。
三是规范档案利用。充分发挥档案服务于人民的职能，为失业人员提供查询、复制、证明等方面的服务。发挥档案查询作用。查阅档案只限在指定场所进行，明确档案查询服务的内容，建立公开化、透明化的档案查询服务体系。参保人员的退休时间是根据档案内容核定的，由于填写档案的时间年月长远，部分人员无法确定自己档案中填写的出生年月，我处可提供档案内出生年月查询；参保人员在退休核定工龄时，需提供知青证明，我处可提供档案内上山下乡历史材料查询服务；另外我处还可提供档案内劳动合同、离职证明、特殊工种审批表、入伍退伍资料等查询服务。今年以来，共办理失业人员档案查询500余人次。发挥档案证明作用。档案利用的最大特点是提供原件作为凭证，失业人员查询档案寻找凭证一般带有明确的目的，尤其是对实际问题的解决，我区就管处在政策法规允许的范围内尽力满足失业人员的需求。失业人员报考教师资格证，作为档案保管单位我们为其提供相关证明文件；失业人员被机关事业单位招用，用人单位到档案保管部门政审，我们积极配合，提供材料；购买房改房工龄证明、赴港人员就业需要档案保管部门加盖公章，我们尽力满足他们的需求；另外，我们还经常为办理公证、诉讼等相关手续的失业人员提供其原始档案复印件，为外地户口迁杭处于失业状态的群众开具档案接收证明等等。我区就业管理服务处规范了各种证明的出具样式，明确了证明的出具范围，依据相关政策法规加盖档案管理专用章。今年以来，为失业人员开具各种证明近100份。
四是规范档案维护。建立档案库定期巡查制度，从内容和形式两方面进行巡查，确保档案有序排列，统一编号。形式方面维护档案排列整齐美观。我区定期巡查档案存放状况，封面封皮破损的档案集中整理，统一更换新的档案袋，打印新编码；定期检查档案摆放顺序，确保所有档案排列整齐、方便使用，截止到目前,共为25869份档案更新档案袋。内容方面维护档案编号科学有序。因为历史原因，部分存放时间较长的档案在档案查询系统里还保留着老编号，部分老档案的姓名、身份证号码有误，不利于档案查找，我区对所有老档案进行系统整理，将老编号统一修改为新的编号，将姓名、身份证号有误的编号进行修正,目前已修改、订正档案1869份。此举消除了历史上存在的重号、错号等问题，避免了失业人员在查询个人档案信息时的错误、延误。
下城区“四个规范”做好失业人员档案管理工作
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