医疗保险业务档案管理工作的思考

无忧保医疗保险早报：医疗保险是一项全民关注的民生大事，它涉及面广，专业性强，工作环节多，业务管理繁杂，办理过程中产生的业务档案的数量也很庞大。医疗保险档案不仅是参保单位和社保参保人员基本信息的真实记录，也是支付各种医疗保险待遇和信息数据录入的重要依据。医疗保险档案管理工作的好坏，直接关系到成千上万参保群众的切身利益。医疗保险档案管理工作的重要性1.医疗保险档案是维护社保参保人员合法权益的重要凭证。每个参保者从办理参保手续之日起，到退休直至死亡，数十年的参保缴费、待遇享受，都需要建立完整的医疗保险档案来记录。例如，在我们实际工作中经常遇到有的社保参保人员既参加了基本医疗保险又参加了商业保险，出现两头报销的情况，社保参保人员当时不知道要将发票、医疗保险费用用明细清单、住院出院小结等资料复印下来，事后就需要到医疗保险经办机构来调阅档案；如果医疗保险经办机构对这些重要的档案保管不慎，势必会影响到社保参保人员的利益，进而影响整个社会的和谐稳定。2.医疗保险档案是领导作出科学决策的重要依据。随着医疗保险事业的不断发展，档案数量的增多，档案承载的信息量也在不断增加，医疗保险各项政策的制定、调整、完善都需要充分、完整、高质量的资料，领导如果在决策前准确掌握了第一手资料，就能开阔决策视野、增强决策的前瞻性、提高决策的效率，从而作出符合实际的、科学的、切实可行的决策。医疗保险档案管理越科学，为领导提供的文件和数据越充分，参考价值也就越高。当前医疗保险档案管理中存在的主要问题1．档案意识淡薄，业务水平不高。有些工作人员对档案是不可再生的宝贵信息资源的认识程度不够，对档案管理的知识所知甚少，仅考虑个人或科室平时工作的方便，经常将一些重要的档案资料随意存放在科室里，导致日常许多有价值的档案丢失或者损坏。档案管理人员业务不精通，缺乏系统的档案知识培训，出去交流学习的机会不多，致使档案管理工作许多的新的做法和经验得不到及时的学习和借鉴。许多档案管理人员的管理水平仍停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。2．档案管理不健全，资料收集不规范。2009年，人社部和国家档案局在颁布了《社会保险业务档案管理规定》，为社会保险业务档案的安全完整和合理有效利用提供了重要的依据，但是由于医疗保险工作业务性强、涉及面广，各医疗保险经办机构对医疗保险档案内容划定标准不明确，管理范围未统一，大多是根据各自的理解和实践进行分类管理，使许多应该纳入管理的档案没有及时纳入归档范围，造成不可挽回的损失。3.医疗保险档案信息开发跟不上，浪费信息资源。从社会保险业务档案信息开发情况来看，虽然社会保险改革已搞了多年，但社会保险的档案管理却仍停留在初级管理阶段，不能有效地开发社会保险档案的信息资源，埋没了许多对推动社会保险改革有价值的信息。以江津区医疗保险中心为例，自2009年至2013年整理有业务档案69642件、文书档案1280件、会计档案2600件，但是2014年只有14件/次的查询量，社会保险业务档案的利用率太低。加强医疗保险档案管理的设想强化工作人员档案意识，提高档案管理员素质。医疗保险档案管理是医疗保险管理的重要组成部分，各级医疗保险经办机构要切实加强对档案工作的领导，把档案管理工作列为议事日程。要通过会议、参观学习、典型事例等各种形式来加强档案业务的培训，使全体干部职工都能充分认识到医疗保险档案与自己日常工作和生活密切相关，建立全员档案意识。档案管理员要认真学习关于档案管理工作的法规、文件，不断加深对档案工作重要性和必要性的认识，充分认识档案的价值，增强做好档案工作的责任感和紧迫感，同时要加大对兼职档案员培训力度。完善各项档案管理制度，规范档案管理工作。各医疗保险经办机构要根据医疗保险工作的实际，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。把档案工作制度建设作为完成档案工作任务的前提，坚持制度上墙、制度归档，严格遵守、定期检查。按照制度认真细致地鉴别、收集、分类、整理，实行档案综合管理，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理，集中保管，始终把问题解决在档案归档之前，确保案卷质量。建立健全档案管理机制，夯实档案管理基础。各医疗保险经办机构要结合自身组织架构、建立由专人负责的档案管理工作小组，设立专职档案管理人员，加强对档案工作的管理。在设立专职档案管理人员的同时，协调内部各部门配备兼职档案员，共同负责做好医疗保险各类档案的收集和传递。形成上下配合、左右协作、纵横交织的档案管理网体系。这样不仅可以有效防止档案资料的流失，而且可以切实提高档案管理的质量和效率。加大档案管理信息化建设力度，提高档案管理水平。进一步完善电子档案，将参保单位、社保参保人员、医疗待遇享受、门诊慢性病资料、定点管理信息等档案进行数字化。充分利用计算机在档案管理工作中的作用，运用计算机对档案进行收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

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