电子邮件的礼仪与禁忌

无忧保职场指南早报：大部分受雇的成年人在工作场所使用互联网或电子邮件，然而，社交暗示和礼仪却常常被忽视。

　　我们电子邮件往来了一个上午。玛丽亚发送了10封电子邮件后，我真的沮丧至极。我们离解决这个问题还远着呢。我得做些什么。

　　对于卡托尼来说，做些什么就是把邮件抄送给他们的直属主管。我真的觉得这样做是对的。我以为，他会了解正在发生什么，然后介入进来，做出我们无法做出的决定。结束争论。

　　这样对吗？

　　错了。不幸的是，卡托尼的抄送行为是自己职业生涯的一步错着。她的同事大怒，而主管不仅能看到两位下属往来的邮件内容，还认为卡托尼的抄送行为是一种利己和不成熟的表现。不久之后，卡托尼离开了这家公司，她表示自己因此很尴尬，但也更为明智。

　　她以最好的意图所做出的决定，在同事和主管看来却是最坏的恶意。他们不认为卡托尼这样做有效率，而是具有破坏性；她并不友好，反而很小气。 　 　　据专家了解，这样的人不止卡托尼一个。在日常沟通中，电子邮件占据了大部分这是一种已有的非常怪异的动态，。切丽Diss Connection: Email Etiquette for the Business Professional）一书的作者。人们会通过电子邮件做或说自己在当面不会说或做的事情。如果面对面交谈，他们绝对不会拉来上司介入；但是，电子邮件沟通无需看着对方的眼睛，这就让人有胆量以竞争或傲慢的方式行事。

　　电子邮件刚刚兴起之时，艾米莉玛莎美国风范建立起一套标准。因此，人们得建立自己的规则。甲觉得完全没问题的行为，在乙看来可能会觉得无礼。也就是说，一切礼仪的基础都是尊重。伊根表示，卡托尼决定将老板拉入自己与同事的分歧之中，这种行为就缺乏尊重。

　　伊根和克尔以卡托尼的失误及其他严重的电子邮件失礼行为为例，解释了为什么即便是最好的意图也会被误读，以及可能的话，有什么更好的解决方式。

　　罪行1：当你同一位同事进行电子邮件交流时，对方悄悄地将邮件抄送给一位上司，致使冲突升级。 伊根表示，这事关尊重：事情就是，她不够尊重自己的同事，没有提前告诉对方，自己要将老板拉入邮件对话中。克尔对此深表赞同。如果她想要抄送给某人，应该坦承这一点，因为这可能会反过来伤到自己。她说道。在我没有告知她详情前，克尔就凭直觉清楚了卡托尼的困境。如果她她说道，并且保持优雅。

　　罪行2：设置自动回复，如感谢您的来信。我的电邮很多，但是我会认真阅读每一封邮件！如果方便，我会尽快回复。

　　克尔和伊根都认为这是一项禁忌。一直使用自动回复可能被视为无礼和傲慢的行为，即便你是出于好意，伊根表示。设置自动回复的人也许认为，自己在很礼貌地提醒对方，可能回复会比较慢；但是它会给人一种居高临下的印象。这是一种非常冷淡的交往方式，克尔说道。自动回复邮件应该只在自己外出度假或无法回复邮件的时候使用，因为你在旅行或有什么事！自动回复会疏远彼此，有谁想这样？

　　罪行3：立即跟进想要确保同事或客户已经收到并阅读了自己的邮件反复跟进确认的人，伊根叹息道。这种人给你发了一封电邮，10分钟后就打电话来确认你已经收到了。她称之为诱捕或抓到你了之举。这种行为在商业中不起作用。它类似于发送邮件并致电跟进。伊根表示，正确的礼仪应该是在发送邮件前致电说明。让对方知道你要发送的邮件内容和时间。她表示，这样对方不仅更可能做出回复，而且更可能第一时间阅读你的邮件。

　　卡托尼和伊根都认为，尊重是底线，也是黄金法则。停下来，设身处地地想想，如果你是收件方，收到自己这样的邮件会有什么反应？你会高兴吗？会受到鼓舞吗？或者会觉得受到了侮辱和委屈？

　　如果是后者，那么请反省自身。因为，尽管电子邮件能够保护我们远离可怕的面对面交流，但是它也有一定的设计缺陷，能让使用者变得傲慢、自私甚至邪恶。

　　一切尽在电邮中。

　　读者们：你是否曾出于好意发送一封邮件却发现自己触及了一项大禁忌呢？欢迎分享你的经历，从而让他人避免重蹈覆辙。

　　译 余倩

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