你的直接主管是谁你清楚吗?

无忧保职场指南早报：“你们的职位说明书最近重新编写了吗？”最近，这句话成了许多业界人士见面时的问候语了。似乎一夜之间，大家不约而同对职位说明书这件事重视了起来。到底，职位说明书的重要性在哪里，它能给企业的人力资源管理带来什么不一样的东西？企业是如何编写职位说明书的？近日，走访了安踏、威兰西、福马等相关企业，对此有了一定的了解。 ■职位不明烦恼不断 最近，小陈特别郁闷，连跳槽的心思都有了。虽然公司承诺春节回来要升他的职，可是，直到现在，小陈还没弄清楚自己的直接主管到底是谁，而且，至今也无人再向他提起这件事。而最重要的是，因为自己的直接主管太多，职责不清，小陈觉得工作没法正常开展。 原来，小陈是石狮一家服装公司的业务部业务专员。2004年公司设立了一个营销中心，业务部归其统辖。由于公司一段时间以来主要集中做市场拓展，因此，公司又有一位专门管业务的副总经理，时不时地，公司总经理也亲自过问业务进展。往往是，小陈刚向营销总监汇报完工人，又被副总经理叫去重复汇报。最要命的是，两位老总都交代以后有关业务的事要直接向其汇报。于是，小陈疑惑了：“到底，谁才是我的直接主管？” 小陈说，在平常，有多位领导关心只是觉得繁琐了一点，但看到自己的工作备受关注，心里还是受用的。可一旦出现纰漏的时候才发现，根本不是那么回事。比如说去年11月份，有一张业务单出了点问题，对方要求退货并赔偿损失。于是，营销总监、副总经理都推说不是自己的职权范围，不肯想办法，弄得小陈到处碰壁，最后还是总经理亲自出面，才把问题解决了。 职位不明、分工不清，这样的例子在泉州企业里数不胜数，于是，类似小陈这样的例子便时常发生，于是，越来越多的小陈们不得不扛起行囊一走了之。也许，正因如此，越来越多的企业发现，做一份清清楚楚的职位说明书已经是迫在眉睫的事了。 因为，一份切合实际的职位说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职人员资格等的作用，并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据，它已成为现代管理的基础工作之一。 ■职位说明书也要更新换代 “职位说明书也要不断升级！”威兰西服装发展有限公司董事长秘书毛镇宇就表示，目前，威兰西正在对原有的职位说明书进行“更新换代”。据他说，以前公司的岗位说明书均是按“ISO9001”体系中对每个职位职责说明而制定的。但随着企业的长足发展，公司发现，企业内部需要更加全面的、全新的职位说明书来匹配。如以前公司只设行政部门，更新后，行政部又细分为人力资源部和行政部两个部门。 毛镇宇说，很多时候，如果职位设置得特别多，参与这项工作的人就多，企业支付的费用就多；而如果职位设置过少，可能某一件事情没有人管，或者某一个职位的员工负担特别重而产生怨气，这项工作就做不好。因此，对职位说明书进行“升级”后，这一点上也应进行完善。如以前的营销部，升级后就变成了营销中心，下设企划部、市场部和销售部。 ■把职位描述细致到极致 在所看到的企业“职位说明书”中，福马集团的职位说明书显得特别细致。在这份说明书的栏头中，除了普通说明书中常见的“职位名称”、“所属部门”、“直接上属”、“直接下属”等基本要素外，还有“职位发展”、“可转换职位”，以及“薪金标准”和“任职时间”等，甚至连“绩效目标”、“下属人数”和“人员类别”也囊括在内。此外，还用一段简短的文字陈述工作内容。 福建福马食品集团有限公司人力资源经理巫水良给看了一份填写日期为１２月１２日的“生产部副经理”一职说明书蓝本。 在这份说明书中，除了有常规的“岗位职责说明”和“权责范围”外，还有“沟通关系”的相关要求。明确要求副经理在内部需与各车间、与员工、与各车间主任、与机修科长之间进行工作协调与沟通。对外部负责与设备部、研发技术部、本部门各级主管、营销部之间的联系与沟通。 在这份说明书中，还发现了一项有趣的条款：说明书中规定了从事某项工作的人必须具备的最基本的资格条件。主要包含：学历要求、工作经历、技能水平、个性特点及体格能力。工作规范常常是工作说明中的一个重要部分，常合并为一种形式。 最后还有一栏“述职签名”。巫水良表示，一般来说，员工及其上级主管都必须在员工的职位说明书上签字，表明双方都认可说明书的各项条款，这其实就是上下级的沟通过程，沟通好了，可以为后面的工作扫清不少障碍。 ■职位说明书也不能生搬硬套 据安踏（福建）鞋业有限公司王志勇介绍，职位说明书有很多种模式。为此，他认为，选择适合本企业实际的才是最重要的。要能对招聘指导、人员晋升要求、工作规划职责等工作起到切实的作用。比如该企业采用了“述职模型”，对企业的每个职位所必须具备的技能：如要不要懂电脑、工艺流程等均有明晰要求。依据这个职位需要什么样的人去制定职位说明书。 职位说明书如果能清晰地列出员工的职责范围，那么，每位员工在年初的时候，看看自己的职位说明书，就可以大致了解一年的工作目标，员工通过对照，了解自己在这些方面发展得如何，哪些能力还需要进一步提高。另外，职位说明书令上下级关系一目了然：谁向你汇报工作，你的工作又该向谁汇报？ 王志勇认为，职位说明书的最终目标就是要达到“人尽其才”，提高工作效率。依据企业发展不同时期设定企业所需要的人才及其所要具备的条件，促进企业健康发展。 职位说明书 存在的三大误区 但是，目前有很多企业在完善了职位说明书的工作后，并没有让它在企业管理工作中发挥应有的作用。业界人士认为，这并不是职位说明书本身的局限，更多的是企业走进了职位说明书编写的误区，降低了其在管理中的应用性。 误区一：职责交叉之误 为适应外部竞争环境，许多企业以团队来设计工作任务，即同一项工作任务需要几个部门或几个职位共同完成，这就出现了职责交叉。正确地处理职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提高工作效率。不过，要处理好职责交叉并不容易。 希尼亚服装织造有限公司人力资源部经理王永信认为，很多企业在撰写职位说明书时对这些职责交叉的工作没有明确各职位的职责权限，以及对工作结果应承担的责任，反而导致工作中职位职责不清、多头领导，工作中出现问题各部门间又互相推诿，降低了工作的效率。 每家企业都由若干个部门组成，不同的职位也分别隶属于各个部门。如上述案例，由于缺失明确的职位说明书，因此就导致了“踢皮球”现象，没事的时候谁都来管，发生事情的时候谁都能推卸责任。 误区二：闭门造车之误 目前，不少企业已经认识到职位说明书的作用，但编写出来的职位说明书却未真正起作用。有的企业在缺乏正确认识的情况下，就盲目随大流，要各个职位上的任职人自己编写职位说明书；有的企业人力资源部闭门造车，使得职位描述脱离了本企业的实际，尤其是对任职人资格的界定缺乏客观的标准，结果使职位说明书无法在实际工作中使用，成为案头摆设。 安踏（福建）鞋业有限公司服装事业部经理王志勇认为，不同的企业中，其职位职责、职位要求也可能因为企业规模不同而出现较大差异。可惜，很多企业为了节约成本，盲目照搬其他公司的职位说明书，结果不免会适得其反。 误区三：盲目切刀之误 在企业的实际中，对于性质相同、任务量较大的工作，有的职位不可避免会出现一岗多人的现象。于是，很多企业在描述此类职位时，采取了简单的一刀切的方法，归纳出该职位的共同特征，定义了职位的共同要求，却忽视了该职位的不同任职者之间工作任务的差别，以及由此导致的对任职人资格的差异。 威兰西服装发展有限公司董事长秘书毛镇宇认为，在这种情况下，应该采取“一岗一说明”的描述方式。可惜，目前不少企业在开展工作时，却忽略了这一点。（陈思平）

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