优化你的工作时间 - 行动智慧

无忧保职场指南早报：你的工作是否如你所希望的有条理、整齐、有效率？是否觉得时间老是和自己过不去？下面是一份关于时间管理的新体验。

列出不该办的事项

这个原则听起来似乎没有什么特别，但却时常被忽略。在列出工作清单时，我们多半只想着把要做的工作写下来，与其列出该办事项，不如改成不该办事项。例如：

1.早上10点之前不回任何电话。

2.晚上7点之后不工作。

3.除了A项目之外，不会分心处理其它不相关的事情。

4.收发电子邮件的时间不超过1个半小时。

其实一整天工作下来，让我们分心或是被打断的情况数也数不清，虽然知道自己该做什么非常重要，但是清楚自己不该做什么更重要。

别不停把工作往身上揽

多数人进公司的第一件事就是收发电子邮件。原本你希望处理完所有信件之后再开始工作，但是同时又一直收到新邮件，最后眼看就快要到午餐时间了，计算机屏幕仍停留在电子邮件信箱的画面。如果预先设定每天早上先花1小时处理电子邮件，时间一到，就算有其它新的邮件进来，也必须立即关闭信箱，开始今天的工作。

每天工作时间有限，能处理的工作量当然也很有限，如果原本预计要完成5个工作项目。但是中途可能又临时插入2件非常紧急而且重要的事情。这时你该做的不仅是在工作清单中额外加上这2件事情，同时一定要删除2件工作。

找到适当的工作方法

有时候，我们之所以觉得事情永远做不完，并非事情太多，而是工作方法出了问题。

以名片归档来说，你习惯每天将拜访客户所搜集到的名片直接依照产业或职务类别归档，然而这种方法不见得是最好的。如果你正在进行某个销售案，固定会和某些客户联络，需要时常用到这些名片。可是每次要翻阅这些人的联络方式，就得先花几秒钟想想到底是放在哪个类别，然后再开始搜寻，这种做法非常浪费时间。你应该把最近正在处理的工作有关的客户名片另外放在方便翻阅的地方，等到工作完成之后再归档放进名片簿中。

等着你去做的事情绝对比你可用的时间还要多。1天只有24小时，我们不可能增加时间，但是可以减少时间的浪费，这也是做好时间管理的关键。

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