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无忧保职场指南早报：作为会议主持人，我们要经常使用工具来表现，白板就是目前最常见的工具之一。如何利用好白板，使用白板时应该注意到什么？这个问题可能大家都觉得没什么大不了的，其实也是很有学问的。同时，如何让白板的书写版面精益求精，给自己主持的会议加分，让会议效果发挥更好的效益，恐怕就少有人有丰富的经验了。东方出版社最新奉献日本组织促进协会;向会议要效益;系列图书，就是专门从会议主持者的角度，日本语翻译过来叫;促动师;，向读者介绍如何高效开会的。本系列图书共四本，《向会议要效益1：好会议是策划出来的》、《向会议要效益2：视觉化你的会议》、《向会议要效益3：让会议抓住焦点》、《向会议要效益4：用会议激活团队》。;向会议要效益;书系是迄今为止对于提高组织会议效益最权威的书，是每一个职场中人的必备！
首先从白板的使用说起
◎ 商务活动中最为流行的白板
白板是人们公认的在可视化工作法中作为记录载体而使用的工具。最近，在大多数的会议室和办公室中都备有白板。
但是，尽管备有白板却没有人使用。如果你公司的白板也没有人使用，那你一定要成为第一人，将会议中使用白板的习惯推广起来。
白板的最大优点在于可以;擦掉，重新再来;。即能够反复修改。
使用白板来记录会议的时候，请利用这个优点。犹豫应不应该记录这个意见的时候，可以先写上去。之后，回顾主题，如果觉得不重要，再擦掉也无妨。随着讨论进一步的深入，遇到;这个意见和这里的意见是同样类型;的情况，可以擦掉一处，将另一处的意见加以完善，实时地进行归纳总结。
◎ 准备3种颜色的白板专用笔
准备黑色、红色、蓝色三种颜色的白板专用笔就好，如果再有绿色，就足够用了。市面上也有**8种颜色的白板笔，但是都是笔尖较细的。况且，在白板上使用茶色、橙色、黄色等颜色对比不鲜明，不建议使用。
另外，有条件的话，可以准备有粗细两种笔尖的笔。题目和决定性事项用粗体字强调，方便大家看清楚。还要准备几个固定纸张用的吸铁石。
◎ 做好事前调查以及提前准备好应对突发情况的紧急方案
首先，人们往往认为所有的会场都备有白板，结果忽略了事先的确认工作。到了会场才发现没有白板，大家难道没有过这样的尴尬吗？如果是第一次使用的会场，一定要提前确认清楚是否备有白板。
其次，经常发生白板笔没有墨水，或者笔不好用的情况。这是谁都可能经历过的;墨菲定理;（美国工程师爱德华;胶卷式白板;。这是可以任意剪切，然后贴到墙上的类型，它的特点是在任何地方都能够使用。但是坦白地说，这种商品还不是很好用。想要在墙壁上临时搭起记录的平台，接下来就要介绍模造纸，这是最合适不过的工具。
其次就是版面设计要精益求精
（1）构思版面设计
◎ 版面设计的好坏决定着美观程度
一开始就干劲十足地进行记录当然好，但是写着写着会发现空间不够，就不得不擦掉已经记录的内容。反之，一味地注意节省空间用小字书写的话，不但字体窄小看不清楚，会议结束时还会剩下大片的空间。或者，写清了必要的各个项目，但纵观全体，平衡感不强，看上去难以分辨轻重。大家有没有过类似的经验呢？
这是因为没有合理布局而产生的问题。依照讨论的丰富程度和状况，事先考虑好应该;如何灵活安排整体空间;，并有效地利用有限的空间。下面介绍几种方便在可视化工作法中使用的排版布局技术。
◎ 空间的确保
版面设计的好坏很大程度上取决于会议前的设计。重点在于要确定所需空间的大小，即空间设计。说得夸张一些，只要空间设计恰当，后面的工作怎么都能完成。
如果是用标准尺寸的白板做讨论记录，差不多30分钟到1小时之内空间就会被填满。白板两面都利用上也不过2小时就到了极限。模造纸，比白板的面积小，所以写满一张模造纸的时间只是写满白板时间的一半左右。
讨论的时间比2小时还长的话，可以擦掉一部分讨论过的内容，接着记录，或者事先准备好复数的白板。使用模造纸的话，为了让添加纸张的行为不破坏会议气氛，应将必要数量的纸张事先贴好，准备在房间里。当然，也可以组合着使用白板、模造纸和卡式图片簿等等。
◎ 确保充足的使用空间
笔者曾经在美国出席过由职业主持人主持的为期2天的会议。令人惊讶的是，刚一进屋，主持人就开始在墙上粘贴纸张。墙壁自不用说，就连窗户和门上面都贴满了纸。当笔者正想着;贴成这样，到底想干什么;时，整个屋子已经变身为一个巨大的记录空间。
之后，每当题目转换，就转移一个记录空间，参加者也自然地聚集到那个空间的周围，会议就这样不断被推进。2天以后会议结束时，果然所有的纸张上都写满了会议记录。这令笔者对主持人刮目相看。
虽然简单介绍了空间使用的标准，但是所需空间的大小根据讨论的本质和成员的不同会有很大变化。要想能够明确判断出这个标准，只有积累经验。最初总会有准备过头或是不足的情况。请记住，预留出足够富余的空间，是防止会议进行中空间不足而导致慌乱的诀窍。
◎ 把纸面分割成几个部分
确定好空间后，接下来要做的是如何填充纸面，需要事先制定好空间使用的战略和设计版面。简单的做法是，选用第1章中介绍的3种基本格式中的一种。
①使商谈流程清晰易懂的;目录型;。
②自由奔放的拓展思路的;曼陀罗型;。
③少有遗漏的;图表型;。
大部分的商谈记录都可以用上述3种形式记录。但是为了扩展应用范围，再介绍一些一般的做法。
估计好了空间的大小后，将空间分为几部分（格子），设想一下都要在哪里记录什么。这样做不但记录起来方便，完成效果也好。做法有以下3种，可以组合起来使用。
1）分栏型
和文字处理软件的分栏一样，将纸面划分为复数的几个栏，一个栏里写满了，在下面一栏里继续填写。是一种方便使用目录型归纳记录内容的格式。
2）表格型
自上而下或从左到右分成2到4个空间，记录不同项目时使用不同空间的方法，适于图表型和目录型格式。项目管理（Project Management）中使用的KPY（Keep，Problem，Try）是它的典型代表。其他还有;赞成/反对，现状/问题/对策，现在/1年后/2年后;等等，可以选用各种各样的切入点。
3）多元化分割型
将纸面成反射状地分割成4到9个格子，适用于图表型和曼陀罗型。有的是按照内容分开记录，也有的按照文字部分、图表部分等不同的表现形式来分开记录。需要注意的是，如果格子分得太多的话，反而不便于理解。但是无论在什么情况下，自上而下，从左到右，顺时针记录是多元化分割的原则。
（2）记录的同时调整版面设计
◎ 分配空间的同时，脑海里要时刻浮现版面的全貌
即使预先认真地设计好了空间和版面布局，商谈却怎么也无法按照设想的那样进行。讨论出乎意料得热烈，准备好的空间不够用；或是提不出一点儿意见，空间过分的剩余。与这些相类似的情况必定会发生。即便如此，对老手而言，可以充分有效地利用已准备的空间，一切都在他的预料之中。要怎样做才能掌握这样的绝技呢？
答案很简单，一边记录一边进行版面调整。要记录的东西比预想的多，就加强归纳的力度，改写小号文字，紧凑地使用空间。反之，要记录的内容少的话，就把细小的意见也一并捡起，或是加入插画，充分地使用空间。为了让完成效果达到最佳，记录时一定要在脑海中有意识地设计着完成效果图，随时调整空间结构。
◎ 一开始不要过于紧张
常见的失败例子是，不知道该如何记录，从一开始就过多地收集琐碎的意见导致空间不足。商谈的最初，不要急于记录，要专注于聆听谈话，给自己充分的时间用于考虑如何设计版面。讨论的**期终归会到来，养精蓄锐等到那个时候发挥力量。
另外，不要从一开始就把空间分割得过小，密密麻麻地写入太多内容。开始时要带着观察情况的意识，留取适当的行间距进行书写。如果后面出现补充意见，可以添加在空白处，不用再另外寻找记录空间。
即便是这样，也常会遇到空间被满满占用的情况。这时不要在已经写满内容的纸上再勉强添加，应补充纸张，增加整洁的空间。因此特别要注意留出富余的空间，如果整个空间都充斥着文字的话，恐怕会打消成员发言的积极性，从而导致提议变少。
◎ 保持统一感，赋予图表节奏感
空间的不断增加，使得记录内容的整体的统一感渐渐消失。这个时候可以有效地利用计算机文字处理软件中大家熟知的页眉和页脚。
比方说，模造纸或A3复印纸并列贴在一起时，在每张纸的上面部分用带颜色的笔引一条边线（或者画边框），在上面归纳出讨论的小标题，小标题可以制造出统一感。同样的在纸张下面部分也引一条底线，标注页码，更加凸显统一感，也赋予了图表节奏感。
将白板分为几大块使用的时候也是一样，不同颜色的小标题、行首符号、装饰等等的加入，能够有效地制造出统一感和节奏感。
◎ 使用边线强调每个集合
使用边线的另一个功效是能够将内容集合化。话题有大的转变的时候，引一条边线后注明下一个段落的小标题，然后继续记录接下来的内容。这样做，能够明确表现话题已转换，使结构变得清楚明了。而且从外观看来层次也清晰，起到了强调整体布局的效果。
但是要注意不能将边线画得过于显眼。边线的印象过于强烈的话，目光都被集中到了边线上，内容往往会被忽略。用不显眼的颜色，轻而细地引边线，重要的话题转移时可以使用颜色鲜艳且粗一些的边线，更加重大的话题转移时就更换纸张，具体情况具体分析应对。
（3）版面设计的技巧
◎ 用心设计具备安定感的版面
完成的图表中，既有文字和图解的布局具有安定感的，又有不平衡的。这里所说的;平衡的好与坏;，;安定与不安定;，到底指的是什么呢？
观察图表平衡与否时，起决定性作用的是标题、标注、边线、图解和插画等能带给人视觉感受的要素。可以说这些视觉要素是否对称决定着整体画面是否平衡。人类的眼睛往往将面积大、颜色深的看成要素，而轻视那些面积小、颜色浅的部分。如同天秤一般从视觉上衡量着重量和距离，判断平衡与否。
例如，空间的上半部分大量地使用醒目的图解和插画，下半部分却只写着熙熙攘攘的几行文字的话，整体布局将会显得头重脚轻，极不安定。这时，应该将上下内容颠倒，上半部分留出空白，下半部分加入边线和边框，使版面安定。擅长版面设计的人在无意识之间就能做好以上这些。
◎ 注意视线的流动和空白处
视线的流动和平衡同样重要。要根据读者自上而下、由左到右视线流动的自然规律，用心安排标题和重点项目的位置。不然的话会出现读者视线忽左忽右，不知往哪里看好的混乱状况。请站在读者的角度，细心设计美观易懂的版面。
接下来要注意的是空白处的用法。在没有习惯记录的情况下，很容易把纸写得满满的，不留任何空白处。虽说增加了信息量，但画面看不清楚的话，推动讨论进程的效果也会随之减弱。留出空白反而能够突出内容。希望掌握灵活运用空白处的感觉。
◎ 书写方法与版面布局不同留给人的印象也不同
版面设计的最后是控制大家对所记录内容的印象，接下来会介绍一些更高级的技巧。作为会议和研讨会的演出方法之一，掌握了它们记录起来会更方便。实际上，一边记录一边考虑使用何种方法是非常困难的，请事前准备好想要运用的战术。
1）文字（图形）和空白处的平衡（版面率）
如果像信息杂志那样，尽量减少空白的存在，用文字和图表填满空白处的话，会给人带来讨论本身密度过大的印象。反之，如果像诗集一样，留出适当的空白处，将记录内容大致加以布局设计，将带给人们一种稳定踏实的印象。空白处的留取方法直接体现了讨论的密度。
2）图表（画）和文章的平衡（图版率）
如果单纯使用文字填充空白，减少图表的使用，看上去多少会有一些难懂，但是增强了大家对内容的信赖感。论文就是一个极具代表性的例子。反之，如果做得像旅行杂志一样，使用过多的图表和插画，虽然看起来简洁清晰，但可能给人留下肤浅的印象。找到图表和文字适当的平衡感是完成清晰又令人信服的内容的关键。
3）忠于集合（分段、分组）（控制率）
把空间整体集合化，在表格中填写文字，做到尽量不出格，如同报纸的版面那样能带给人们沉稳安定的感觉。反之，不在乎表格的存在，自由地布局，写出格等等，则会做得像美食杂志一样带给人们生动逼真的感觉。特别是运用图表、标注时，需要先确定想要达到哪种效果，再兼顾集合的存在，找到两者的平衡。
4）文字大小的平衡（放大率）
为了表现出动感和朝气，体育报纸所使用的标题文字和正文文字的大小差距极大。反之，文化类书籍，为了演义出知性、高贵的一面，题目和正文文字的大小不会有太大的差别。题目和小标题使用多大的字号，决定着文章的生气和品味。
本文摘自《向会议要效益2：视觉化你的会议》有关章节
特别说明：
（东方出版社最新奉献日本组织促进协会;向会议要效益;系列图书，本系列图书共四本，《向会议要效益1：好会议是策划出来的》、《向会议要效益2：视觉化你的会议》、《向会议要效益3：让会议抓住焦点》、《向会议要效益4：用会议激活团队》，此套图书是每一位志在必得的经理人都需要学习的。）
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