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无忧保职场指南早报：如何做好一名会议主持人？如何高效的管理会议现场，是每一个会议主持人都面临的问题。那么，什么才是会议主持人所应有的态度和思想准备呢？我们看看日本组织促进协会专家怎么说。
东方出版社引进日本组织促进协会的一套;向会议要效益;丛书，可以说是一套教你开好各种会议的开会大全，不仅有如何开高效会议的技巧，还有团队建设的各种方法，是每一个职场中人的必备！本系列图书共四本，《向会议要效益1：好会议是策划出来的》、《向会议要效益2：视觉化你的会议》、《向会议要效益3：让会议抓住焦点》、《向会议要效益4：用会议激活团队》。每一位期待在职场中有所作为的人都需要认真研读。
主持人可以创造现场气氛
虽然笔者在第2章没有进行阐述，但请不要忘记主持人也是现场的重要因素。主持人的存在对研讨会的气氛有很大的影响。极端地说，开场时主持人站在前面，仅凭一两句话就能营造出与研讨会相称的气氛。主持人的笑脸和轻松的氛围能带给大家一种安全感，而其充满活力的氛围和毅力则能够鼓舞大家。
笔者在自己参加过的研讨会中有这样的经验：虽然参加者三五成群地就座，但谁也不想开口讲话，导致我的心情很不好，这时偶然间看主持人，发现他呈现出微笑、温和而冷静的面容。在那一瞬间，;哎呀，不用觉得场面尴尬吧，今天可以自然一点;。这么一想，我感到一下子就放松了。
当然，主持人不见得总是要保持微笑，但至少应该尽量避免一些破坏现场氛围的态度，如：不高兴的神色、傲慢专横的态度、没有自信的态度、没有干劲的态度，等等。要在头脑中以及行为上时刻保持注意：自己也是构成现场的一个重要因素。
主持人要维持好现场
研讨会开始后，信任并允许参加者发挥能力是主持人的基本立场。但也并不是放任不管，而是应该专心地维持（控制）现场。换句话说，就是要有放有收。
最好的方式是;关注;。即使不出声，也要在房间的某处以温暖的眼神一直鼓励大家。特别是现场发生混乱或参加者迷失目标时，主持人镇定的态度就成了支柱。
此外，重要的是带给大家;没有办法时，主持人必定会给予帮助;的安全感。在研讨会中也会发生单凭参加者不能应付的事态。如妨碍活动的行为、脱离目标、无视少数意见、参加者逃避等状况，这时主持人必须伸出援助之手。
因此，为了在任何时候都能紧急介入，对现场的观察就非常重要。越是熟练的主持人，在别人眼里就越是看起来似乎什么都没做。因为要全身心地进行观察（请参考同系列书目《向会议要效益4：用会议激活团队》）。而且，这样做可以让参加者有安全感，因为主持人默默把握着研讨会的节奏。
有时若不根据情况修改程序，就会发生无法应付的事态。为了能迅速做出判断，不能一味地按照预定计划进行，而应该和大家一起思考怎样修正。这种态度是不可或缺的。这样的态度是构成;维持现场;行为的一部分，并能营造出现场的安全感。
主持人一定要表达此时此地发生的事情
对于研讨会中最重要的;此时此地发生的事情;，参加者经常会发生没有留意、留意到了也表达不出来，或者不能顺畅表达等情况。此时就该主持人出场了。主持人应该不动声色地引导参加者顺利地进行表达。
方法之一是对于内容的相关指示。有时笔者会被委托举办制定远景的研讨会。虽然通过一整天的讨论，参加者对共同得出的结论有了一个大概印象，但要落实到书面文章时还是很伤脑筋。
这时主持人就要根据之前观察的结果，把自己的意见、想法及感受写成文章并公布。然后引导参加者：;大家把想说的话变成文章的话，是这样的感觉吧。;于是参加者就会回应：;对对，我就想这么写。;;我想提的意见也在你的文章里了。;进而有参加者开始提出;不过这个用语感觉有点突兀，改成像○○这样比较好;之类的意见，于是就可以依靠大家的力量一字一句地制定出倾注精力的远景。
此外，主持人对流程（相关过程）的指示也很重要。虽然参加者之间可能会产生;想说却说不出口;、;太难为情了，做不来;、;那个人的发言（态度）让我生气;、;无法接受;之类的各种心理活动及情绪，但大家往往会抑制这种感受而只想让研讨会进行下去。对于大家的这种难以启齿的情绪，主持人应该以轻松自然的方式加以指出。如：;咦？各位似乎有点犹豫呢。;;刚才的发言，让○○低头不语了呢。;通过这样的方式，能让研讨会达到一个惊人的深度。要想让研讨会获得期待的效果，像这种主持人的体察和支持是必不可少的。
主持人不要控制现场，要相信参加者
最后，要时刻记住：参加者才是主角。主持人始终是一个支援者，发挥着促进大家参与的作用。虽说主持人很重要，但并非现场的主角。
首先，主持人不能说得过多。大多数人能自己独立思考、学习。作为支援者最好相信参加者的能力，向其提供机会、场所和鼓励。要意识到：把发言权交给大家是最好的。
此外，也有人过于执着于;必须按照程序进行;，;想让大家参与得更多一些;而在推进研讨会时忽视了参加者的想法和感受。这样就会让参加者觉得自己在受主持人的操纵。主持人应该常常提醒自己：不能操纵或支配参加者。
也有人会反驳道：;作出活动的指示不也是一种操纵吗？;的确，不管采取何种态度，主持人都拥有能影响参加者的重大特权。正因为如此，对此权力就更应该具有清醒的认识，这点很重要。这样的话，就能随时以兼容并包的胸怀接受如;我讨厌这种会议的推进方式;之类的反对意见。换言之，要把支配参加者的;内疚感;时刻放在心中。
本文摘自《向会议要效益1：好会议是策划出来的》（东方出版社）
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