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员工未经公司审批加班，公司是否应支付加班费
本案例已收录于《劳动法疑难问题与典型案例》（北京市律师协会编，北京大学出版社出版）【当事人概况】申请人：王某，a公司财务主管被申请人：a公司【基本案情】2008年1月1日，王某入职a公司，担任财务主管职务，后于2010年5月辞职。2009年1月至2010年4月期间，王某的考勤记录显示其存在大量延时加班，但只有三分之一的部分申请了加班审批。a公司向王某支付了该部分的加班费。但是，对于其他三分之二的部分，虽没有申请加班审批，但a公司为其报销了延时期间的餐费和出租车费，且报销单记载为“加班餐费和出租车费”。对于该部分，a公司没有支付加班费。2010年6月，王某将a公司诉至劳动争议仲裁委员会，要求a公司支付上述三分之二延时部分的加班费人民币5.8万元以及25%的经济补偿金1.45万元。【审理过程】审理过程中，王某主张，对于其主张的在职期间的延时加班，a公司为其报销了相应的加班餐费和出租车费，且考勤记录亦显示延时加班情况属实，故a公司应当向其支付加班费。对于王某提出的上述主张， a公司认为：（1）王某主张的加班时间未经批准，加班不属实，a公司不应支付加班费。王某与a公司签订的《劳动合同》明确约定：“员工超时加班必须向直属部门的主管提出申请并得到书面批准后才能安排加班。”a公司已经向王某送达的《员工手册》亦明确规定：“员工需要加班的，必须先从其上级经理处得到书面批准。员工得到书面批准后加班将获得加班工资，或依照中国劳动法律和法规与上级经理协商另行安排调休。”事实上，2009年1月至2010年4月期间，王某基本上每月都按照公司的规定，填写过加班审批表，并按月申报了加班时间，a公司亦依法向王某支付了加班费。所以，作为a公司的行政主管，王某对“加班必须得到书面批准”的规定是非常清楚的。对于王某在仲裁中主张的延时加班，均没有经过其主管经理的书面审批。经a公司核对，在王某主张的延时加班期间，a公司也没有安排王某从事任何工作。基于此，a公司认为王某主张的加班是不真实的，王某并未在该时间内从事任何公务活动，a公司不应向其支付加班费。况且，如果王某主张的加班确实存在，其为何不在其按月提交的《加班申请表》上一一列明，而是部分申请，部分不申请？应当指出，a公司作为业内知名的跨国公司，是非常注重保护员工的合法权益的。对于经过申请的确实属实的加班，a公司是严格按照法律规定支付加班费的。（2）王某申请报销的加班餐费、出租车费属于违规，不应据此要求加班费。如上所述，作为a公司的财务主管，王某对“加班需要书面批准”、“经批准的加班才能报销加班餐费、出租车费”等规定是非常清楚的。但是，王某不仅没有认真遵守，反而凭借作为财务人员的便利，将与工作无关的餐费、交通费予以报销，严重违反了a公司的财务制度，侵犯了a公司的利益。并且，在王某提交的报销单（后附报销的发票）中，亦存在诸多自相矛盾之处，明显可见其报销违规。比如，王某报销了2010年1月18日、19日的出租车费，但其本日考勤并未延时；部分日期的出租车票时间要早于其离开办公室的时间，明显不合理；等等。对此，公司将所有的矛盾之处、不合理之处列出明细表提交给了仲裁庭。a公司据此认为，报销单反映出的诸多问题说明，王某的报销行为是违规的，其不应据此主张加班费。对此，a公司保留追究其法律责任的权利。经审理，劳动仲裁委员会作出裁决，认为：依法签订的劳动合同对劳动关系双方均有约束力，王某应当遵守劳动合同关于“员工超时加班必须向直属部门的主管提出申请并得到书面批准后才能安排加班”的约定。王某所有经过批准的加班a公司均足额支付了加班费。虽然王某提供的考勤表能够显示工作时间超时，但这些超时工作都是没有经过批准的，根据劳动合同的约定，不应认定为加班。a公司虽然报销了王某部分餐费和出租车费，但不能据此反推王某在这些时间里确实存在加班。所以，王某要求a公司支付加班费及经济补偿金的请求缺乏事实依据，最终驳回王某的所有申诉请求。【处理结果】王某不服，诉至法院，诉请同仲裁申请。双方主张与劳动仲裁阶段基本一致。2010年11月15日，经法庭主持调解，a公司与王某达成调解协议：a公司同意向王某支付补偿款3万元，双方有关劳动争议之纠纷均一次性了结。法院据此作出了调解书。【点评解析】如上所述，本案争议焦点在于王某主张的加班是否成立。应当说，王某与a公司的主张均具有合理性。但结合本案证据，客观而言， a公司为王某报销加班餐费和出租车费的行为确实具有被认为是对王某加班行为的一种追认之可能。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(三)》第九条关于“劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果”之规定，从一定程度上说，王某提交的报销单以及考勤表相互结合可以说明王某加班的事实。a公司虽然有关于加班审批的规定，也主张王某违规报销，从一定程度上可以反驳王某的主张，但也说明了其在员工管理和财务管理上的漏洞，以此彻底否定王某加班也是非常困难的。因此，a公司具有一定的败诉风险。基于此，为了避免败诉风险，尽可能地减少a公司的损失，最终，a公司与王某在法院的主持下，双方达成了如上调解协议。【实务提示】根据上述，a公司在制度设计上确实构建了加班审批等相关制度，但也确实暴露了a公司实际操作过程中在员工管理和财务报销管理上存在一些漏洞。结合本案，对于加班问题，笔者建议用人单位应当从制度构建和操作执行两方面加强员工的管理，具体如下：1.建立有效的加班审批准度现在，很多用人单位都是实行电子打卡考勤或者指纹考勤的方式进行考勤。现代化考勤方式确实为用人单位节省了人力物力，但对加班管理也带来了新的问题。事实上，在很多情况下，员工虽然在非工作时间仍然身处工作场所，但其从事的却并非工作活动。毕竟，用人单位很难要求员工必须在何时离开工作场所。一般情况下，判断是否加班，不能只依据考勤记录，还要看员工是否确实从事工作活动。对于后者，用人单位是可以采取一定措施的。比如，建立合法有效的加班审批制度。实践中，用人单位可以通过劳动合同与员工约定或者通过规章制度规定加班审批制度，即员工的所有加班必须实现经过相应的申请和审批，只有经过批准的加班才能得到认可。否则，不能视为合法有效的加班。如此，如果员工仅以考勤记录等只能证明其在非工作时间身在工作场所的证据向用人单位主张加班工资，用人单位则可以加班审批制度进行反驳，以掌握一定的主动权。2.严格执行加班审批制度即使再好的制度如果得不到严格的执行，都无法发挥其效用。用人单位在制定上述加班审批制度之后，必须严格执行。日常工作中，员工加班必须先申请，经批准后才能加班。如果因为客观原因导致当时无法及时审批而又确需加班的，事后应当补齐相应的审批手续。3.注意与加班有关的相关制度的执行如上所述，本案中，用人单位最大的风险来源就是其为员工报销了“加班餐费和出租车费”。笔者认为，用人单位应当引以为戒，如果员工实际没有加班，就不应向其支付诸如“加班餐费和出租车费”之类的款项。如果用人单位确需向员工提供相应的福利制度，完全可以通过其他方式，而不应通过支付“加班餐费和出租车费”这种方式。所以，在日常的加班管理中，企业人力资源管理部门与财务、行政等部门应当进行有效的沟通，将企业的相应加班制度、加班费的支付、与加班有关的费用的报销等事项的执行设计出一套合理的管理流程，避免本案中类似问题的出现。
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